團隊共創法-隨手小記

Posted by Harry Chang on July 20, 2019

前言

這篇文章是我上完課後,快速的隨手小記方便自己回憶,

會在找時間慢慢整理,強烈不建議沒上過課的人看這篇文章。

什麼是團隊共創法?

團隊共創法,個人認為最重要的核心是「創」這個字,

藉由一系列的活動,找出團隊共同創造的共識,會特別提創這個字,

因為透過這個活動,很有可能激發出不一樣的想法,進一步創造了不同維度的共識。


內容介紹 - Context

內容介紹最大的目的像團隊展示焦點問題,同時引導所有參與者釐清焦點問題的定義,

換句話說也是引導大家對問題的範疇(Context Scope)是一制性的理解。

例如:「成功人士所具備的特質」,就要先確保大家對「成功」的理解是一致的,

但在定義Context時,要盡量避免「成功」這種主觀性很強的字眼,

可以調整成「年業績千萬的銷售員,該具有的何種特質?」這種很清晰的焦點問題。

引導者要注意是引導大家定義曖昧或是不了解的地方,不要不小心干預了這個過程。

另外在這個階段也可以提醒所有參與者這個Work Shop會花的時間(2hr左右),

視情況也可以提醒參與者溝通的原則(包容、共創)。

最後就是將這個焦點問題貼在醒目的地方。


腦力激盪 - Brain Storm

這個步驟最重要的目的是產生出焦點問題的答案、想法或具體資訊,

並將這個元素放在A5大小的卡片中(一個討論的卡片數量約為30~40張卡片),

其中卡片的內容字數最好介於7~9個字,

在腦力激盪前,我們可以先進行分組,每組人數盡量在5人以下,

接著要求參與者試著回答看看,確保大家對焦點問題都是了解的(有問題要退回上一步驟),

參與者回答完後,引導者可以把參與者回答的答案,寫在卡片上(這個動作很重要,有示範的意涵,可以確保產出的卡片品質),

接下來邀請每一位參與者「自行」寫下複數個回答,回答的數量視每一組的人數而定,

例如:

全場有20位參與者,我分為四組,每組就有五人, 預計產生30張卡片,所以每組需要產生出7-8張卡片, 也因此每個人需要先寫下10個左右的答案(這邊的數量視情況拿捏,寫太少可能最後扣掉重複後,產生出的卡片會不夠)

另外上面有提到每個人先寫下10個左右的答案,這邊要注意時間,給的時間太長,參與者容易篩選想法,

給的時間太短,參與者的答案不夠發散,會慣性地使用自己熟悉的答案,而隱藏了其他可能性。

接著讓小組討論一下後,讓他們產生出小卡,頭腦風暴就算完成

注: 「示範」這個動作很重要,需要明確表示,卡片具備什麼元素,

另外在跟參與者拿取卡片時,要使用邀請的方法而不是指定誰的卡片,

指定上來的這張卡片很容易造成參與者可產生防禦心態或介接隱喻了這是答案。


組織群組 - Organize

組織群組是非常重要的步驟,這個步驟有個很重要的技巧是「問問題」(後面會解釋)!

簡單來說,這個步驟會分三輪,前兩輪是由引導者將卡片貼上牆並引導分組,

第三輪由參與者自行貼上並分組(真的不知道怎麼交由引導者來引導出分群),

每一張卡片要上討論板之前,需要被唸出來,如果有問題時,由卡片Owner來解釋(引導者不要解釋)。

接下解釋「問題」的重要性,因為我們是分三輪拿卡片,第一輪的卡片就會上討論版,

第一輪

第一輪需問出深度,引導者可以邀請具有「深度」卡片,並一一念過後擺上討論版,

卡片超過八張左右後,即可開始嘗試引導分群(記住:找不到不要硬分群,會有分群組數過少的問題!),

不過一開始的分群使用「配對」的方法,也就是說一個群組只能有兩張卡片,即使有另一張非常相似的卡片,

也不要放進這個群組,直到擁有四組群組後,才開法分群有三張以上的卡片,

另外也要注意的是,每當有群組形成時就要替該類別貼上編號,避免過早命名,

這個的用意是因為不要讓參與者使用卡片的內容來分群!

再來,分群有一個很重要的觀念是「直覺」,相信參與者的直覺並且保護這個直覺,

遇到其他參與者挑戰分群時,邀請對方分享一下他的想法,

另外很重要的是「組織群組」重要的是找出Insight(關聯/意義相同/深層意義)相同的(記住不是在做歸納!!!),

第二輪

第二輪要問出「廣度」卡片,這邊稍微解釋一下深度跟廣度是什麼,

例如: 「年業績千萬的銷售員,所具有的特質」這個題目,可以先提問「你覺得最該具有的特質?」(深度), 再來提問「給我最特別的卡片」(廣度)

第二輪其實跟第一輪類似,很重要的是每一輪的分群,引導者要確保參與者是使用直覺,

且依照Insight進行分群,而不是使用歸納的方法,

另一個重要的地方是,保持輕快的節奏,讓參與者感受到些許的壓力來進行分群,

還有一個要點是,每一張卡片「找到家」的時間不宜太久,

一有人覺得是哪一個群組,就立刻貼上(直覺),真的有人覺得不對,就邀請對方想法,

這邊有個要注意的是,不是要求寫卡片的那個人解釋,而是邀請挑戰的人的想法,

因為「卡片是大家的」,不需要讓寫的人來解釋,而是大家一起來決定這張卡片的分群(記住不要用為什麼!),

另外分群時,被準備分群的這張卡片引導者要拿在手上並以一個不干擾參與者思考的節奏不斷在討論板上移動,

因為你停下,很有可能參與者會開始思考是不是就是你停下的那組(引導者好難啊!),

這邊有另一個重點是,當要移動群組時,要邀請決定移動群組的那位參與者說一下他的想法,

另外,多人有想法時一個一個說,不要一次讓很多聲音出現,但要確保每個聲音都有被發表到。

第二論最後的工作,就是確保沒有孤兒卡片,也就是每一張卡片都要有群組,

真的有一張卡片沒有群組,那就可以邀請參與者,在幫這張卡片加幾張朋友,

以便形成群組(切記不要把這張卡片丟掉,這可能是最重要的卡片)。

第三輪

第三輪就比較簡單,邀請參與者自行貼上來,但要確保貼上來的每一張卡片,所有參與者都理解內容,

且理解分類,參與者真的不知道該分哪一群的話,引導者可以邀請這張可片,

並以類似第二輪的手法,協助分群。


命名群組 - Name

這個步驟的意義是,引導參與者找出背後的可能,相似的地方,深層有關聯的地方,並為其命名(這邊其實用Insight比較好解釋)。

命名過程中要引導參與者注意到,討論問題以及命名之間的關係(可以將問題轉成正向,ex: 年業績千萬的銷售員,該具有的何種特質? -> 年業績千萬的銷售員具備「群組名稱」的特質)。

引導者要引導大家找出背後的新洞見(這邊用字遣詞要很小心,很有可能會干預到參與者)

先從卡片最多的群組開始命名,慢慢朝少的前進,從多開始的原因是因為,

假設引導者選了一組最少的,或是群組較新穎的,參與者可能會覺得那比較重要,間接影響到了參與者。

這邊要注意參與者是使用何種方式在命名(不同的命名方式會導致結果完全不一樣),

另外也要小心參與者說出,我把ABC剔除掉就比較好命名了,這邊要相信一開始分群的原則,

引導參與者找出背後的洞見,真的不行才移動卡片。


決定意義 - Decide Meaning

這個動作的目標是確保參與者對剛剛自己命名出來的東西,有更深一層的認識與信心,

可以透過 ORID 的方式,讓參與者確認決議,並且產生下一動作,

O:可以先唸過所有命名(題目+命名)

R: 哪個你最感興趣,哪個看到覺得很開心

I: 你覺得哪個最有挑戰,什麼是你想先嘗試的 (給予不同符號)

D: 那你想怎麼做

或是,邀請參與者畫一張圖,來描述上述的命名(花瓣、金字塔…),來強化剛剛的命名。


討論

上面敘述了簡單的步驟與注意事項,有很多東西是無法透過文字描述的,

另外,每一個步驟執行的時間長與短,都有不同的效益,都是需要長時間的練習與反思,

才能掌握的一個技能,建議初學者自己可以先透過簡單的題目,來操作這個方法。



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